Objet de la politique
La présente politique de confidentialité décrit la manière dont VR PLANET collecte, utilise, conserve et protège les données à caractère personnel dans le cadre du site www.swiftlogist.fr, de la plateforme professionnelle SwiftLogist, de ses formulaires, de sa messagerie, de ses outils de vérification et de ses services associés.
Elle s’applique aux visiteurs du site, aux prospects, aux représentants et collaborateurs des entreprises inscrites, aux chargeurs, transporteurs et autres utilisateurs professionnels de SwiftLogist.
Cette politique complète les Conditions générales de vente et d’utilisation de SwiftLogist. Elle est établie conformément au règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») et à la loi française Informatique et Libertés modifiée.
Responsable du traitement
Le responsable du traitement est :
VR PLANET, société par actions simplifiée (SAS) au capital de 12 100 euros ;
siège social : 2 rue Louis Blériot, 78130 Les Mureaux — France ;
SIRET : 900 569 070 00023 ;
TVA intracommunautaire : FR75 900569070 ;
adresse de contact : info@swiftlogist.fr.
VR PLANET agit en qualité de responsable du traitement pour les traitements nécessaires à l’exploitation, à la sécurisation, à l’administration et à la commercialisation de SwiftLogist.
Les utilisateurs professionnels restent responsables de l’utilisation qu’ils font des coordonnées, messages,documents et informations obtenus par l’intermédiaire de la plateforme pour leurs propres besoinsprofessionnels.
Catégories de données collectées
SwiftLogist ne collecte que les données nécessaires aux finalités décrites dans la présente politique. Selonvotre utilisation de la plateforme, les catégories suivantes peuvent être traitées.
Données des visiteurs et prospects
adresse IP, date et heure de connexion, navigateur, terminal, système d’exploitation et informations techniques ;
pages consultées, actions réalisées et données techniques issues des cookies strictement nécessaires au fonctionnement de la plateforme ;
nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, société, fonction et contenu du message lorsque vous utilisez un formulaire ou contactez SwiftLogist ;
préférences de communication et historique des échanges commerciaux.
Données de compte et d’authentification
nom, prénom, adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone et fonction ;
identifiant, rôle, droits d’accès, statut du compte et informations nécessaires à l’authentification ;
historique de connexion, actions effectuées dans le compte et journaux techniques associés ;
préférences, notifications et paramètres du compte.
Données relatives aux entreprises
dénomination sociale, forme juridique, adresse, numéro SIREN/SIRET, numéro de TVA et coordonnées professionnelles ;
activité, rôle sur la plateforme, informations relatives aux établissements et représentants ;
informations publiques ou communiquées nécessaires à la vérification de l’existence et de la qualité professionnelle de l’entreprise.
Données et documents de vérification KYC/KYB
Afin de vérifier l’identité et la qualité professionnelle des entreprises et de leurs représentants, SwiftLogist peut traiter notamment :
extrait Kbis ou document équivalent ;
pièce d’identité du représentant légal ou de la personne habilitée, lorsque celle-ci est demandée ;
licence de transport nationale ou communautaire ;
attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle ;
attestation d’assurance des marchandises transportées, lorsqu’elle est fournie ;
résultat du contrôle, date de vérification, statut, motifs de refus ou demandes de complément.
Confidentialité KYC : les documents KYC/KYB ne sont pas rendus accessibles aux autres utilisateurs. Seul un statut de vérification peut apparaître sur le profil de l’entreprise.
Données relatives aux annonces, véhicules et recherches
informations relatives aux marchandises, aux lieux et dates de chargement et de livraison, au poids, aux dimensions, aux contraintes et aux besoins de transport ;
informations relatives aux véhicules, capacités, zones couvertes et disponibilités ;
réponses aux annonces, invitations à candidater, recherches, favoris et mises en relation.
Données relatives aux conversations et missions
messages, pièces jointes, horodatages, participants et statut des conversations ;
informations de mission, confirmations, refus, étapes de suivi, livraison et réception ;
déclarations relatives au paiement du transport réalisé directement entre le chargeur et le transporteur ;
demandes d’assistance, signalements, échanges avec l’administration de SwiftLogist et éléments nécessaires à leur traitement.
Documents générés ou déposés
devis, confirmations, lettres de voiture ou documents CMR générés à partir des informations saisies ;
signatures, mentions d’acceptation, cachets, observations et documents joints aux missions ;
historique de création, de téléchargement, de modification et de validation de ces documents.
Données de paiement et de facturation
Stripe est utilisé uniquement pour le paiement des abonnements SwiftLogist. VR PLANET ne conserve pas les données complètes de carte bancaire.
offre souscrite, montant, devise, date, statut du paiement et historique de facturation ;
coordonnées de facturation, numéro de facture et informations comptables ;
identifiant client ou transaction transmis par Stripe, moyens de paiement masqués et informations relatives aux échecs ou remboursements éventuels.
Le prix des prestations de transport est payé directement entre les utilisateurs, en dehors de SwiftLogist. La plateforme peut seulement enregistrer les déclarations de paiement et de réception effectuées par les parties.
Finalités et bases légales
Les traitements sont réalisés pour les finalités et sur les bases légales suivantes :
Caractère obligatoire ou facultatif des données
Les champs signalés comme obligatoires sont nécessaires pour créer un compte, vérifier l’entreprise, souscrire un abonnement, publier une annonce ou utiliser une fonctionnalité concernée. À défaut, SwiftLogist peut ne pas être en mesure de fournir le service demandé.
Les informations indiquées comme facultatives sont fournies librement. Elles peuvent néanmoins améliorer la qualité du profil, des annonces et des mises en relation.
Données visibles par les autres utilisateurs
SwiftLogist est une plateforme de mise en relation professionnelle. Certaines informations sont donc rendues visibles aux autres utilisateurs dans la mesure nécessaire à la recherche d’un partenaire et à l’exécution d’une mission.
Peuvent notamment être visibles :
la dénomination de l’entreprise, sa localisation, son activité et son rôle sur SwiftLogist ;
son statut de vérification ;
ses annonces de fret, disponibilités de véhicules et informations professionnelles publiées ;
les coordonnées ou informations opérationnelles nécessaires après une mise en relation ou dans le cadre d’une mission ;
les messages et documents adressés volontairement aux participants d’une conversation ou d’une mission.
Ne sont pas rendus visibles aux autres utilisateurs :
les copies des pièces d’identité ;
les extraits Kbis, licences et attestations d’assurance déposés dans l’espace de vérification ;
les données complètes de paiement de l’abonnement ;
les journaux techniques, données de sécurité et informations internes de modération.
SwiftLogist peut toutefois communiquer certaines données lorsqu’une obligation légale l’impose, lorsqu’un utilisateur l’a expressément autorisé ou lorsque cette communication est nécessaire à la gestion d’un incident, d’un signalement ou d’un contentieux.
Destinataires des données
Dans la limite de leurs attributions et du besoin d’en connaître, les données peuvent être accessibles :
aux personnes habilitées de VR PLANET intervenant dans l’administration, le support, la sécurité, la facturation et la conformité ;
aux autres utilisateurs concernés par une annonce, une mise en relation, une conversation ou une mission ;
aux prestataires techniques agissant pour le compte de VR PLANET : hébergement, maintenance, envoi d’e-mails, paiement, assistance, stockage, sécurité et suivi des erreurs ;
aux conseils de VR PLANET, notamment avocats, experts-comptables, commissaires de justice et assureurs, lorsque cela est nécessaire ;
aux autorités administratives, judiciaires ou de contrôle habilitées, lorsqu’une obligation légale ou une demande valable l’exige.
VR PLANET ne vend pas les données personnelles et ne les communique pas à des tiers à des fins commerciales étrangères aux services SwiftLogist.
Prestataires et sous-traitants
VR PLANET fait appel à des prestataires qui traitent des données pour son compte et selon ses instructions.
Les principaux prestataires actuellement utilisés sont présentés ci-dessous. Les vérifications KYC/KYB sont réalisées en interne par des personnes habilitées de VR PLANET au lancement de la plateforme.
Transferts de données hors de l’Espace économique européen
VR PLANET privilégie des prestataires et des infrastructures situés en France ou dans l’Espace économique européen. Certains prestataires internationaux, notamment Stripe, peuvent toutefois traiter ou rendre accessibles certaines données depuis des pays situés hors de l’Espace économique européen.
Lorsque de tels transferts ont lieu, VR PLANET veille à ce qu’ils reposent sur un mécanisme reconnu par la réglementation applicable, tel qu’une décision d’adéquation, le cadre de protection des données UE–États-Unis lorsque le destinataire y est valablement certifié, ou les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, complétées si nécessaire par des mesures supplémentaires.
Des informations complémentaires sur les garanties applicables peuvent être demandées à info@swiftlogist.fr.
Durées de conservation
Les données sont conservées pendant une durée proportionnée à la finalité du traitement, puis supprimées, anonymisées ou placées en archivage intermédiaire à accès restreint lorsqu’elles restent nécessaires pour respecter une obligation légale ou établir, exercer ou défendre un droit.
Sécurité et confidentialité
VR PLANET met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la nature des données, aux risques du traitement et à l’état des connaissances afin de prévenir la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisé.
Ces mesures comprennent notamment, selon les fonctionnalités concernées :
la limitation des accès aux seules personnes autorisées et la gestion des habilitations ;
la sécurisation des communications et des accès à la plateforme ;
la protection des identifiants et mécanismes d’authentification ;
la journalisation de certains événements techniques et de sécurité ainsi que le suivi des erreurs au moyen
de Sentry ;
des sauvegardes hébergées en France auprès de Scaleway et des procédures de restauration adaptées ;
des obligations de confidentialité imposées aux personnes et prestataires habilités ;
des mesures de prévention, de détection et de traitement des incidents.
Aucun système ne garantit une sécurité absolue. Les utilisateurs doivent conserver leurs identifiants confidentiels, utiliser des mots de passe robustes et signaler sans délai toute suspicion de compromission.
Cookies et traceurs
SwiftLogist utilise uniquement des cookies et technologies strictement nécessaires au fonctionnement et à la sécurité de la plateforme, notamment les cookies de session PHP permettant l’authentification et le maintien de la session utilisateur, ainsi que les mécanismes techniques liés à Mercure pour la messagerie et les mises à jour en temps réel.
Ces cookies techniques sont indispensables à la fourniture du service demandé et ne nécessitent pas de consentement préalable. SwiftLogist n’utilise actuellement aucun cookie publicitaire, marketing ou de mesure d’audience externe.
La désactivation de ces cookies dans le navigateur peut empêcher l’authentification, la messagerie en temps réel ou certaines fonctionnalités essentielles de la plateforme. Toute mise en place future de cookies non essentiels fera l’objet d’une information préalable et, lorsque la réglementation l’exige, d’un mécanisme de consentement.
Vos droits
Dans les conditions prévues par la réglementation, vous pouvez exercer les droits suivants :
droit d’accès aux données vous concernant et droit d’en obtenir une copie ;
droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
droit à l’effacement, lorsque les conditions légales sont réunies ;
droit à la limitation du traitement ;
droit d’opposition aux traitements fondés sur l’intérêt légitime, pour des raisons tenant à votre situation particulière ;
droit de vous opposer à tout moment à la prospection commerciale ;
droit à la portabilité des données fournies, lorsque le traitement repose sur le consentement ou le contrat et est automatisé ;
droit de retirer votre consentement à tout moment pour les traitements qui en dépendent ;
droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès, dans les conditions prévues par le droit français ;
droit de ne pas faire l’objet d’une décision produisant des effets juridiques fondée exclusivement sur un traitement automatisé, lorsque ce droit est applicable.
L’exercice d’un droit peut être limité lorsque la conservation ou le traitement reste nécessaire au respect d’une obligation légale, à l’exécution d’un contrat, à la sécurité de la plateforme ou à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
Exercice des droits et réclamation
Vous pouvez exercer vos droits ou poser toute question relative à vos données :
par e-mail : info@swiftlogist.fr ;
par courrier : VR PLANET — Service données personnelles, 2 rue Louis Blériot, 78130 Les Mureaux, France.
La demande doit permettre de vous identifier et de comprendre précisément le droit exercé. En cas de doute raisonnable sur votre identité, VR PLANET pourra demander des informations complémentaires ou un justificatif, dont seules les données strictement nécessaires devront être communiquées.
VR PLANET répond en principe dans un délai d’un mois à compter de la réception d’une demande complète. Ce délai peut être prolongé de deux mois lorsque la demande est complexe ou nombreuse ; la personne concernée en est alors informée.
Vous pouvez également adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), notamment depuis son site www.cnil.fr.
VR PLANET n’a pas désigné de délégué à la protection des données à ce jour. Les demandes sont traitées par le service compétent à l’adresse info@swiftlogist.fr.
Fermeture du compte et suppression des données
La fermeture d’un compte entraîne la désactivation de l’accès et l’arrêt des traitements nécessaires à son utilisation courante. Elle n’entraîne pas nécessairement la suppression immédiate de toutes les données.
Certaines informations peuvent être conservées en archivage intermédiaire pendant les durées mentionnées à l’article 10, notamment pour respecter les obligations comptables, traiter les missions en cours, conserver une preuve des acceptations et transactions, prévenir la fraude ou gérer un litige.
Lorsque les données ne sont plus nécessaires, elles sont supprimées ou anonymisées. Les informations publiées ou communiquées à d’autres utilisateurs peuvent avoir été copiées ou conservées par ceux-ci sous leur propre responsabilité.
Données concernant des tiers
Lorsqu’un utilisateur renseigne les coordonnées d’un collaborateur, d’un représentant, d’un conducteur, d’un contact opérationnel ou de toute autre personne, il s’engage à disposer d’un fondement valable pour cette transmission et à informer la personne concernée de l’utilisation de ses données.
Les utilisateurs ne doivent pas déposer dans la messagerie ou les missions des données excessives, sensibles ou sans rapport avec l’organisation du transport et l’utilisation des services.
Mineurs
SwiftLogist est exclusivement destiné à des professionnels et n’est pas conçu pour être utilisé par des mineurs. VR PLANET ne collecte pas sciemment de données relatives à des mineurs par l’intermédiaire de comptes utilisateurs.
Liens et services tiers
Le site ou la plateforme peuvent contenir des liens vers des services tiers. Ces services disposent de leurs propres politiques de confidentialité. VR PLANET n’est pas responsable des traitements réalisés par ces tiers en dehors des services qu’elle contrôle.
Modification de la politique
VR PLANET peut mettre à jour la présente politique pour tenir compte de l’évolution de SwiftLogist, de ses prestataires, de ses fonctionnalités ou de la réglementation.
La version en vigueur est celle publiée sur le site et porte une date d’entrée en vigueur. En cas de modification substantielle, les utilisateurs pourront être informés par e-mail, notification dans leur compte ou message affiché sur la plateforme.
Contact
Pour toute question relative à la présente politique ou au traitement de vos données personnelles :
VR PLANET — Service données personnelles ;
2 rue Louis Blériot, 78130 Les Mureaux — France ;